Inleiding

In deze paragraaf gaan wij in op een aantal zaken die van belang zijn voor de bedrijfsvoering in het begrotingsjaar. Bedrijfsvoering is geen doel op zich. Het is een belangrijk middel om de resultaten die het bestuur wil bereiken, ook daadwerkelijk te realiseren.

Personeel en Organisatie
Per 1 januari 2020 wordt de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (WNRA) ingevoerd. Dat heeft tot gevolg dat voor het personeel van de gemeente het private arbeidsrecht gaat gelden. In 2019 zal de invoering hiervan worden voorbereid en uitgevoerd.

De huidige Cao heeft een looptijd tot 1 januari 2019. De onderhandelingen voor een nieuw arbeidsvoorwaardenakkoord zijn gestart, maar hebben nog niet tot een akkoord geleid. Op dit moment is dus nog niet bekend in hoeverre de lonen in de gemeentelijke sector zullen wijzigen in 2019. Wel heeft het pensioenfonds (Abp) aangekondigd dat de pensioenlasten in 2019 verder zullen stijgen. Het definitieve percentage van deze stijging is nu nog niet bekend. De verwachting is dat in de loop van 2019 bekend wordt wat de gevolgen hiervan zijn voor de personeelslasten.

Het organisatieontwikkeltraject Terneuzen 2020, waarin wij aan de hand van kernthema’s bouwen aan onze organisatie, loopt door in 2019. Onderdelen daarvan zijn een breed leiderschapstraject, strategische personeelsplanning in combinatie met het werken met (HR21-)competenties, het bevorderen van arbeidsmobiliteit en het centraal stellen van vakmanschap en persoonlijke ontwikkeling van onze medewerkers (e-portfolioaanpak).

De aanbesteding voor het personeelsinformatiesysteem is afgerond in 2018. De implementatie hiervan gebeurt in 2018/2019.

Op het gebied van arbeidsomstandigheden starten we in 2019 met de actualisering van de Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E). In dit kader moeten we plannen van aanpak gaan opstellen en uitvoeren. Ook vindt in 2019 een actualisatie plaats van de voor de sector gemeenten geldende arbocatalogi. Dit kan effecten hebben op het huidige arbobeleid.

Upgraden stadhuis
Het stadhuis is 46 jaar oud en vertoont inmiddels de nodige gebreken. Het pand heeft niet meer de uitstraling die past bij de hoofdlocatie van een moderne gemeente. Ook voldoet het niet aan de eisen die op grond van de duurzaamheidsafspraken aan overheidsgebouwen worden gesteld. Een grootschalige renovatie van het stadhuis kost uiteraard geld. Grofweg is dit geschat op € 3 miljoen. In 2019 wordt gestart met de voorbereiding. Hiervoor richten we een werkgroep op die de omvang vastlegt en de haalbaarheid van de renovatie toetst. Vanwege de complexiteit van het project is externe ondersteuning door adviseurs (architect, bouwfysisch adviseur en adviseur duurzaamheid) onontbeerlijk.

Financiën
De begroting 2019 is de tweede begroting naast de jaarrekening 2017 die via een website (https://terneuzen.pcportal.nl/) geraadpleegd kan worden. In 2019 ontwikkelen wij dit verder door. Dit betreft onder andere digitaliseren van begrotingswijzigingen en het ontwikkelen van een systeem voor risicomanagement. De uitkomsten van het opgestart onderzoek artikel 213a Gw naar de planning en control moet de input geven voor de doorontwikkeling van de tussentijdse rapportages.

De aanbesteding voor het financieel systeem is afgerond in 2018. Implementatie hiervan wordt in 2018/2019 voltooid.

Inkoop
Jaarlijks stellen wij aan de hand van een inkoopanalyse en de begroting een inkoopactieplan op. Hierin zijn aan de hand van een prioriteitenstelling de specifieke inkoopactiviteiten voor dat jaar opgenomen. Waar mogelijk passen wij SROI toe. Waar het mogelijk en zinvol is werken wij samen met de gemeenten Hulst en Sluis. Wij leveren de inkoopondersteuning voor de gemeente Sluis.

Juridische zaken

Vanaf 2017 is digitaal procederen verplicht in asiel- en bewaringszaken bij alle rechtbanken en in vorderingszaken met verplichte procesvertegenwoordiging (de handelszaken met advocaat) bij de rechtbanken Gelderland en Midden-Nederland.
Er zijn twee manieren om digitaal te kunnen procederen bij gerechten:

• via Mijn Rechtspraak;
• via Aansluitpunt Rechtspraak.

Volgende stap is dat ook bij de andere negen rechtbanken digitaal procederen verplicht wordt bij civiele handelsvorderingszaken vanaf € 25.000.
Deze digitaliseringsoperatie van de Raad voor de Rechtspraak, het bestuursorgaan van de rechterlijke macht, begon zes jaar geleden. Het project Kwaliteit En Innovatie rechterlijke macht (KEI) zou in 2018 digitaal procederen mogelijk moeten maken.

Onder de naam KEI werd een ICT-systeem gebouwd waardoor verschillende partijen digitaal toegang zouden hebben tot de rechtspraak. Het gaat om rechters, advocaten, burgers en gerechtsdeurwaarders, maar ook overheidsdiensten zoals het UWV en de IND. Doel was om de rechtzoekende dichter bij de rechtspraak te brengen. Ook was het de bedoeling om de werkprocessen van de rechterlijke macht te automatiseren en te bezuinigen op administratief personeel, zoals griffiers. KEI bestaat uit verschillende onderdelen: straf, faillissement, administratief, vreemdelingen en civiel recht. Met name bij civiel recht is het in het afgelopen jaar misgegaan.
Oracle, de ICT-leverancier, gaf eind 2017 aan bij de Raad dat men de gebruikte ICT-techniek nog maar korte tijd zal ondersteunen. Het bedrijf wil overstappen op een techniek die werkt met een digitale bewaarplek: een cloud.

In verband hiermee heeft de Raad aan de minister voor Rechtsbescherming gemeld, dat KEI wordt gereset. De digitalisering van de Rechtspraak wordt kleiner, eenvoudiger en beter beheersbaar en krijgt één hoofddoel: digitale toegankelijkheid voor rechtzoekenden en professionals. Dat is samengevat hoe de Raad voor de Rechtspraak zorgt dat het de controle terugkrijgt over de digitalisering van de rechtspraak en vervolgens ook behoudt.
De Raad voor de Rechtspraak besloot in juni 2018 dat het digitaal kunnen procederen in KEI Civiel niet landelijk wordt ingevoerd. Dit vanwege ICT-problemen en tekorten op de budgetten.
De minister besloot het digitaliseringsproject onmiddellijk stil te leggen en zich te beraden op een andere aanpak.

Informatiebeveiliging

Met de resolutie 'Informatieveiligheid, randvoorwaarde voor de professionele gemeente' van 2013 is door de gemeenten afgesproken om de Baseline Informatieveiligheid Gemeenten (BIG) te implementeren. Deze baseline is nu de kern van de verantwoording over informatieveiligheid aan de gemeenteraad. Het verantwoordingsproces over informatieveiligheid bij gemeenten vindt plaats via ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit. Het doel van ENSIA is om het verantwoordingsproces over informatieveiligheid bij gemeenten te verbeteren. Dit door het toezicht te bundelen en aan te sluiten op de gemeentelijke planning & control-cyclus. Hierdoor heeft de gemeente een beter overzicht over de stand van zaken van de informatieveiligheid en kan het hier ook beter op sturen.
ENSIA kent een horizontale en een verticale verantwoording. De horizontale verantwoording richting gemeenteraad bestaat uit de zelfevaluatie over de implementatie van de BIG, het ENSIA assessment, een verklaring van het college van B&W en een passage over informatieveiligheid in het jaarverslag.
Over de BRP, PUN, Suwinet, BAG, BGT en DigiD moeten gemeenten ook verticaal verantwoording afleggen richting toezichthouders. De horizontale verantwoording richting gemeenteraad vormt hiervoor de basis. De normen van de BIG en de specifieke normen van de BRP, PUN, Suwinet, BAG, BGT en DigiD zijn opgenomen in de zelfevaluatievragenlijst.
In een collegeverklaring verklaart het college van B&W of de gemeente in opzet en bestaan voldoet aan de beheersingsmaatregelen die nodig zijn voor de informatieveiligheid van DigiD en Suwinet. Over de collegeverklaring wordt een verklaring van getrouwheid gegeven door een bij de NOREA geregistreerde IT-auditor (RE).

Informatievoorziening

We werken met een uitvoeringsagenda dienstverlening. Daarin houden we bij welke I-projecten verplicht en/of gewenst zijn. De I-projecten die direct de dienstverlening raken, staan genoemd in het programma 'Bestuur en Burger'. Ze hebben betrekking op digitale toegankelijkheid en digitale services. De I-projecten op het vlak van bedrijfsvoering hebben onder andere betrekking op digitaal (zaakgericht) werken, waaronder het ondersteunen van de digitale procesflow en de digitale dossiervorming. In 2019 gaan we enkele componenten updaten om de werking ervan te kunnen blijven garanderen. Tegelijkertijd gaan we nieuwe functionaliteiten toevoegen die het gebruiksgemak en de efficiëntie vergroten. De kosten hiervan ramen we in deze begroting.
We gaan in 2019 onderzoeken of we ons digitaal archiefsysteem moeten upgraden om migratie van ons digitaal archief mogelijk te maken. Want we bereiden een Europese aanbesteding voor van de software waar nu website, e-diensten, intranet en kennisbank, zaak- en archiefsysteem op draait. In geval van een andere leverancier moet een export/import van onze data in 2020 gegarandeerd kunnen worden. Mocht een upgrade nodig zijn dan verwachten we extra kosten.

Archivering
Als gevolg van de besluitvorming op het vlak van archivering (oud archief en e-depot) gaan we   verschillende activiteiten uitvoeren gericht op een duurzaam beheer van onze analoge en digitale archieven. We stippelen momenteel in nauwe samenwerking met het Zeeuws Archief een implementatie- en borgingstraject uit. Het betreft een gefaseerd traject dat verschillende jaren omvat. Thema's zijn onder andere kwaliteitscontrole, opleiding en training, consulentschap, functioneel beheer, zorgdragerschap, toegankelijkheid en openbaarmaking.

Communicatie

De gemeente opereert in een sterk veranderende omgeving, waarin communicatie een meer proactieve en interactieve invulling krijgt.
Inspelen op belangrijke trends en borgen van een eenduidige profilering, over alle projecten en activiteiten heen, is een belangrijke functie van het taakveld communicatie. We doen dit pragmatisch en innovatief en we streven naar continue verbetering hiervan.
Naast uitvoerende activiteiten, richt het taakveld zich in 2019 vooral op het stimuleren, coachen en ontwikkelen van communicatiebewustzijn en communicatievaardigheden van de organisatie. Dit om proactief in contact te zijn met de omgeving. Verder ligt de focus onder meer op: het trainen en stimuleren van helder taalgebruik en communicatie via digitale platforms.